組織情報

生活協同組合パルシステム埼玉  内部統制基本方針

生活協同組合パルシステム埼玉(以下「組合」という。)は基本理念の実現をめざし、事業と活動を通じて組合員のくらしに役立つ事で社会的責任を果たします。これらの実現のためには組織内部のリスクを掌握・管理し、事業活動に関わる全ての法令等を遵守することで組合の組織基盤を強化する事が重要であると認識します。組合では、以下内部統制システム構築に関する5つの基本方針を定め、体制整備に努めます。

コンプライアンス体制
1.理事および職員の職務の執行が、法令及び定款などに適合することを確保するための体制
(1)理事及び職員が法令及び定款を遵守し、確固たる倫理観をもって事業活動を行う組織風土をさらに高めるために「パルシステム埼玉・行動規範」及び必要な諸規程等を整備します。
(2)「コンプライアンス規程」に基づき、専務理事のもとにコンプライアンス委員会を設置し、不正防止・法令等の遵守を組織風土として定着させ、全ての業務においてコンプライアンスを最優先で推進します。
(3)正職員、嘱託職員、定時職員など組合で働く全ての職員のコンプライアンス意識の醸成と定着を推進するため、定期的な教育を行い、周知徹底を図ります。
(4)「コンプライアンス相談窓口」の運用を継続し、不正未然防止を図るとともに速やかな調査と是正を行う体制を推進します。コンプライアンスに関する相談又は違反について通報したことを理由に不利益な取り扱いは行いません。
(5)「内部監査規準」に基づき、専務理事のもとに内部監査部門を設置し、組合の事業執行が法令・定款その他の諸規程に沿った適正なものになっているか適宜必要な内部業務監査を実施します。
(6)組合員及び社会の信頼の一層の向上に資するために、監事による監査の他、組合とは特別の利害関係のない公認会計士等による監査を受け、その監査報告書を総代会に開示します。
(7)反社会的勢力との取引を遮断するために、契約書類への必要事項記載等、体制整備を進めます。

情報管理体制
2.理事の職務執行に関わる情報の保存および管理に関する体制
(1)「情報開示規約」に基づき、組合の事業及び財務の状況に関する情報の開示について、組合員に対する説明責任の観点から、開示に係る規準、範囲及び手続きを定め、その適切な運用を行います。
(2)理事会その他重要な意思決定に係わる会議情報は、法令、定款及び関連諸規程の定めに従い議事録を作成し、「文書管理規程」に基づき、保存年限、主管部署及び保存場所等を明確にして保存・管理します。
(3)その他理事の職務の執行に関わる情報について、「文書管理規程」に基づき、管理対象とする文書、保存年限、主管部署及び保存場所等を明確にして保存・管理します。

リスク管理体制
3.リスク管理に関する規程その他の体制
(1)定期的なリスク評価を行い、事業及び活動におけるリスクを常時把握し、優先順位を評価した上で、その影響を最小限に低減するリスクコントロールを行います。
(2)前項に定める事項の達成に向けて「リスク管理規程」を定め、リスク管理体制構築のために必要な事項を整備します。
(3)「内部統制システム基本規程」に基づき、専務理事のもとに内部統制委員会を設置し、リスク管理体制の構築を行います。
(4)「パルシステム埼玉個人情報保護方針」及び個人情報保護に関する諸規程に基づき、専務理事のもとに個人情報保護委員会を設置し、個人情報の保護と適切な管理を行ないます。
(5)商品事故、交通事故、大規模自然災害、各種感染症など、個別領域の危機が発生した場合に備え、各種手順書の充実を図ると共に継続的な教育と定期的な訓練を行います。

職務の効率性の確保
4.理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1)「理事会運営規則」に基づき理事会の役割、権限及び体制を明確にし、適切な理事会運営を行います。
(2)理事会は、理事の職務の執行が効率的に行われるよう業務執行・運営に関する重要事項を審議・決定します。
(3)理事会は総代会で承認された事業活動方針、予算等に基づく職務執行の効率性を確保するため、理事会の月次開催、必要に応じた臨時の理事会の開催、また、理事会審議の効率化を図るため、理事政策会議等を月次で開催します。
(4)日常の業務執行の効率性を高めるため、「経営会議運営規程」に基づき、経営会議を設置し、業務執行に係る報告を受け情報の共有化を図り理事会付議事項についての事前審議を行います。
(5)「職務分掌規程」に基づき、職務分掌・決裁権限を明確にし、機動的な業務執行と業務の有効性・効率性を高めます。

監査環境の整備
5.監事の監査業務の適正性を確保するための体制について
(1)監事による監査の実効性を高め、監査業務の円滑な遂行を確保するために「監事監査規約」に基づき、監事の職務を補助する事務局を置きます。監事会事務局の人事に関する事項は監事会の同意を得て行います。
(2)事務局に任ぜられた職員は、監事の命を受け監事会の運営に関する事務及び職務を補助します。
(3)監事は、監事監査の実効性ある監査意見を形成するため、公認会計士監査に立会い必要な情報を得るものとします。
(4)代表理事は定期的に監事と会合を持ち、事業と活動の健全な発展に向けて意見交換を図り相互認識を深めます。
(5)監事は理事会等の重要な会議に出席し、必要があると認めるときは意見を述べることができます。また、代表理事は定期的にその業務の執行を監事に報告します。
(6)理事及び職員は、職務執行に関する重大な法令・定款違反若しくは不正行為の事実又は組合に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したときは、直ちに当該事実を監事に報告します。
(7)内部統制システムの構築、運用、整備状況に関する内部業務監査の結果を監事に報告します。
(8)内部統制システムの構築、運用、整備状況について監事から報告や調査が要求されたときは、速やかに応じます。 
 

(改廃)
6. この方針の改廃は、理事会が行います。
附 則 
 この方針は、2012年2月21日から施行する。
  附 則 (第1次改定)
 この方針は、2015年3月24日から施行する。
附 則 (第2次改定)
 この方針は、2018年11月1日から施行する。