組織情報

生活協同組合パルシステム埼玉  個人情報保護方針

1. 基本方針
 生活協同組合パルシステム埼玉(以下、「組合」という。)は、商品の供給活動、組合員活動を通じて、組合員の生活の向上に寄与するための組織です。この目的を達成するために、多くの個人情報を扱っており、その確実な管理は組合に課せられた社会的使命であると認識しております。組合の事業活動を推進するために、個人情報保護方針を以下のように定め、適切な運用を図り、個人情報の保護に努めます。

1.1 個人情報の取得、利用について
 組合は、個人情報の取得・利用に際し、利用目的を特定し、適法かつ公正な手段により取得するとともに、特定した目的以外には利用しません。

1.2 個人情報の適正な管理について
 組合は、個人情報の適正な管理のために、個人情報保護方針、規程等を定め、これに基づく必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

1.3 法令等の遵守について
 組合は、個人情報の保護に関連する法令、ガイドライン等を遵守します。

2. 適用範囲
 この方針は、お預かりした個人情報を取り扱う際に、組合が遵守する方針を示したものです。

3.個人情報の取得と利用目的
3.1 組合が取得する個人情報の種類
 組合は、以下の種類の個人情報をお預かりします。
  (1)組合にご関心を持ち、加入のための資料請求等をされた方の個人情報
  (2)組合に加入された方(以下、「組合員」という。)の個人情報
  (3)請求・配達等のサービスに必要となる組合員から提供された個人情報
  (4)組合で働くことに関心を持ち履歴書等をお送りいただいた方の個人情報
  (5)組合の役職員の個人情報
  (6)その他、組合から委託を受け、あるいは取引を行うなど、組合と関係する方の個人情報

3.2 組合が管理する個人情報の利用目的
 組合がお預かりした個人情報は、以下の目的で利用します。
  (1)資料請求を行ってくださった方の個人情報は、加入のための資料送付・ご連絡の目的に限定して利用します。
  (2)商品の案内、注文内容の確認、供給促進、受注及び発送、利用代金の請求、その他パルシステムグループが行
     う各種サービスの提供の目的に限定し利用します。主なサービスは以下の通りです。
     ・商品供給
     ・共済・保険
     ・電力供給
     ・ギフト等
  (3)よりよい商品、サービスを提供するために、その都度目的を明らかにして、アンケート調査等を行う場合があり
     ますが、その場合はアンケート発送と回収確認の目的に限定してこれを利用します。
  (4)組合員が口座振替によるお支払いを希望される場合、口座に関する情報をお預かりします。
  (5)組合員活動に参加される組合員やそのご家族の個人情報は連絡・会議・催し等の適切な運営のために限定して利
     用します。
  (6)総代会等に参加される総代の個人情報は、総代公示・受付名簿・連絡・会議・その他総代参加の催し等の適切な
     運営のために限定して利用します。
  (7)組合でお預かりした就職希望者の方の個人情報は、採用活動の目的に限定して利用します。
  (8)組合の役職員の個人情報は、法律上必要な諸手続き・業務連絡・雇用管理を目的として利用します。
  (9)その他、組合から委託を受け、あるいは取引を行うなど、組合と関係する方の個人情報につきましても、利用目
     的を限定してお預かりします。

3.3 個人情報取得にあたってのお約束
 組合は、前項に該当しない個人情報を取得する場合、取得時に利用目的を本人にお伝えし、同意をいただいた方からのみ取得します。

4. 個人情報の適正な管理
4.1 安全管理措置
 組合は、お預かりした個人情報の紛失、破壊、改竄、漏洩等を防止するため、個人情報取扱い業務に関する管理体制を構築し、ルールを定めこれを遵守し、管理の強化に努めます。

4.2 役職員の監督
 組合は、個人情報の確実な管理を行うために、役・職員及び関係者がその重要性について把握して業務に反映することが不可欠であると認識しております。
この個人情報保護方針は、文書化して、役・職員はもとより関係者に周知し、個人情報保護管理体制が効果的にかつ、継続的に機能するよう努めます。また、ウェブサイトを通じてこの方針を公開します。

4. 3 委託先の監督
 組合はお預かりした個人情報を利用目的の範囲内で外部委託することがあります。この場合、委託先の管理体制を確認した上で、個人情報の引き渡しをします。また、回収及び廃棄についても確実な管理のもとで行います。

5. 個人情報の第三者提供
 組合は、事業・サービスに関連しない第三者への個人情報の提供を行いません。ただし、本人の同意がある場合、本人及び第三者の生命、健康、財産などの正当な利益を保護するために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるときや法令に定めがある場合を除きます。また、利用目的の達成に必要な範囲で共同利用する場合や外部に委託する場合は、第三者への提供に該当しないものとします。

6. 個人情報の共同利用
 組合が行う事業の中には、以下に示す事業者・団体と個人情報を共同で利用することがあります。共同利用する個人情報については、この方針における責任者を管理責任者とし、利用目的の範囲に限定し利用します。

6.1 パルシステムグループとの共同利用
 組合は、パルシステムグループにおいて、より良いサービスを提供するために、個人情報を共同利用いたします。
  (1)共同利用する個人情報の項目
     ・氏名、住所、電話番号、生年月日、メールアドレス、アレルギー情報、購買情報、請求情報、出資情報、
      口座情報、苦情内容等
  (2)共同利用する範囲
(個人情報保護法第23条第5項第三号に拠る表示)
*パルシステムグループに於ける個人情報の共同利用の範囲
共同利用する範囲 パルシステムグループ
・パルシステム生活協同組合連合会
・パルシステム共済生活協同組合連合会
・生活協同組合パルシステム東京
・生活協同組合パルシステム神奈川ゆめコープ
・生活協同組合パルシステム千葉
・生活協同組合パルシステム埼玉
・生活協同組合パルシステム茨城
・生活協同組合パルシステム山梨
・生活協同組合パルシステム群馬
・生活協同組合パルシステム福島
・生活協同組合パルシステム静岡
・新潟ときめき生活協同組合
・株式会社パル・ミート
・株式会社ジーピーエス
・株式会社パルブレッド
・株式会社パルシステム・リレーションズ
・株式会社パルふれあいサービス
・株式会社パルシステム電力
・株式会社パルシステム発電
・株式会社パルライン
・株式会社未来
  (3)共同利用する目的
     ・各種サービスの提供
     ・お問合わせ、苦情等への対応
     ・商品やサービスのご案内
     ・商品の開発・改善やサービスの改善
     ・各種サービスの契約、および維持管理等

6.2 日本生活協同組合連合会との共同利用
 組合は、組合員に対する事業提供を円滑に進めるために、事業連携に伴って個人情報を共同利用いたします。
  (1)共同利用する個人情報の項目
     氏名、住所、電話番号、購買情報、苦情内容等
  (2)共同利用する範囲
     日本生活協同組合連合会
  (3)共同利用する目的
     ・商品、サービスのお届け代金のご請求。お問合わせ、苦情等への対応
     ・商品やサービスのご案内。商品の開発・改善やサービスの改善等

6.3 日本コープ共済生活協同組合連合会との共同利用
 組合は、共済事業を円滑に進めるために、個人情報を共同利用いたします。
  (1)共同利用する個人情報の項目
     ・氏名、住所、電話番号、生年月日、口座情報、請求情報等
  (2)共同利用する範囲
     日本コープ共済生活協同組合連合会
  (3)共同利用する目的
     ・共済契約の引き受け、維持管理
     ・共済商品・サービスの案内・提供等

6.4 共同利用する個人情報の管理責任者の名称
 生活協同組合パルシステム埼玉・専務理事・横山 博志

7.個人情報に関するお問い合わせ
 組合では、お預かりした個人情報及びその管理等に関するお問い合わせを受け付けます。
  (1)お預かりした個人情報の内容の開示・訂正・利用停止等について
  (2)お預かりした個人情報の入手手段等に関するお問い合わせについて
  (3)お預かりした個人情報の苦情・相談等に関するお問い合わせについて
  (4)お預かりした個人情報の第三者提供に関するお問い合わせについて

8. お問い合わせ窓口
問い合わせ窓口 電話番号
●パルシステムをご利用の組合員のお問い合わせ窓口 パルシステム問い合わせセンター 0120-868-014
●パルシステム埼玉への加入等に関するお問い合わせ窓口 パルシステム埼玉 受付センター 0120-860-678
●共済に関するお問い合わせ窓口 コープ共済事務センター 0120-700-750
●その他のお問い合わせ窓口 パルシステム埼玉 本部 048-432-7093

9. この方針の改廃は、理事会が行います。

10.個人情報保護に関する管理体制の継続的改善について
 組合は、個人情報保護に関する管理体制の活動について継続的に見直し、改善向上に努めます。

                                            2017年11月22日
                                           代表理事 専務理事
                                                横山 博志

 この方針は、2017年12月1日から施行する。